Ein Kürzel geht um in der NÖKU-Gruppe. Was hat eine Gruppe von Kulturinstitutionen mit Electronic Road Pricing zu tun? Gehört das European Recovery Program zum Wiederaufbau Europas nach 1945 nicht der Vergangenheit an? Und sollte man eine explosive Rede-Praxis in den heiligen Hallen von Kunst und Kultur nicht ausschließen können?
Ein Blick auf die Flipcharts in diversen NÖKU-Besprechungsräumen schafft Gewissheit: Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine umfassende Softwarelösung zur Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen. Mit 1. Jänner 2020 stellt die NÖKU-Gruppe auf die ERP-Software der Salzburger Firma Ramsauer & Stürmer bzw. deren Partner P&I um und führt somit bisherige Einzellösungen in den Bereichen Lohnverrechnung, Buchhaltung, Materialwirtschaft, Budgetierung, Controlling, Personalmanagement und Zeitwirtschaft in einem gemeinsamen System zusammen. Bereits jetzt finden umfangreiche Vorbereitungen statt, in die rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der NÖKU-Gruppe im Rahmen von Workshops eingebunden sind.
Wohin führt die Reise?
Ziel des ERP-Systems ist es im Wesentlichen, Arbeitsabläufe zu standardisieren, zu strukturieren und zu unterstützen. So bieten vordefinierte Prozesse Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum Beispiel Hilfestellung bei der Einhaltung von gesetzlichen und internen Regelungen gemäß Organisationshandbuch. Die Digitalisierung von bislang manuell durchgeführten Arbeitsprozessen soll zur Vereinfachung, Beschleunigung und Qualitätssteigerung beitragen. Die Mehrfacheingabe von Daten sowie die Mehrfachablage und Übermittlung von Dokumenten per Post oder Bote werden dadurch großteils der Vergangenheit angehören. Ein zentrales System, das sämtliche Verwaltungstätigkeiten abbildet, schafft zudem neue Analysemöglichkeiten.
Wo wir stehen
Mit den ersten Vorbereitungen wurde bereits 2016 begonnen, im Frühjahr 2018 hat die Umsetzung des ERP-Projekts begonnen. Die spezifischen Anforderungen der NÖKU-Gruppe wurden in sogenannten „Detailkonzepten“ zusammengefasst, die nun erfolgreich in das Standard-System der ERP-Software eingearbeitet wurden. Ende April steht das Echtsystem ausgewählten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für Testzwecke zur Verfügung, die schon bisher eng in den Prozess eingebunden waren. Für das zweite Halbjahr sind intensive Schulungsphasen in der gesamten NÖKU-Gruppe geplant - möglichst zeitnah zum Go-Live am 1. Jänner 2020, damit erworbenes Wissen gleich in der Praxis angewandt werden kann.
Erfahrungswerte
Das ERP-System wird in der NÖKU-Gruppe zwar erst am 1. Jänner 2020 den Regelbetrieb aufnehmen, einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen ähnliche Systeme aber schon seit längerem aus der Praxis. Michael Reisenhofer ist einer von ihnen. Bevor er die kaufmännische Geschäftsführung des Landestheaters Niederösterreich und der Bühne Baden übernahm, arbeitete er einige Jahre bei BOSCH als Teamleiter für Controlling und Buchhaltung. In diese Periode fiel die Zusammenführung einer neuen Tochtergesellschaft, die über ein älteres ERP-System verfügte, mit dem Mutterkonzern. Die Fusion beider Marken hatte die Implementierung einer moderneren einheitlichen ERP-Version zur Folge.
Bei der Umsetzung, so Michael Reisenhofer, hätten sich zwei Phasen als entscheidend erwiesen: "Eine gute Planung ist für den weiteren Projektverlauf die halbe Miete. Und in der Testphase und während der ersten Wochen des Live-Betriebs ist es wichtig, sich nicht von der einen oder anderen unvermeidbaren Kinderkrankheit die Stimmung verderben zu lassen." In der NÖKU-Gruppe begleitet Michael Reisenhofer das ERP-System als Teilprojektleiter für den Bereich Lohnverrechnung.
Der große Unterschied zu seiner bisherigen Erfahrung mit der Implementierung vergleichbarer Systeme: "Es ist eine große Chance, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der NÖKU-Gruppe von Anfang an aktiv in dieses Projekt eingebunden sind".
