14.3.2020
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der NÖKU-Gruppe!
Wir sehen uns allesamt mit einer Krisensituation konfrontiert, wie wir sie zuvor noch nicht erlebt haben. Und so sind wir sowohl in unserem beruflichen als auch im privaten Bereich massiv gefordert, unseren höchstpersönlichen Beitrag zu leisten, dass durch die maximale Reduktion von sozialen Kontakten die Ausbreitung dieser Pandemie maßgeblich eingebremst wird. Diese schwierige Situation fordert uns alle sowohl beruflich als auch privat extrem heraus und verlangt insbesondere ein massives Umdenken und vor allem eine grundlegende Änderung unserer Handlungen im Zusammenhang mit sozialen Kontakten.
Wir informieren Sie daher über folgende neue Dienstanweisung, die im Sinne des Gemeinwohls, aber auch im Sinne Ihrer eigenen Gesundheit und Sicherheit strikt einzuhalten ist:
Durch die gestrige Pressekonferenz von Bundeskanzler, Gesundheitsminister und Innenminister sowie auf Basis des in Ausarbeitung befindlichen neuen Gesetzes wurden bzw. werden de facto am Montag, den 16. März 2020 massive Betriebsbeschränkungen bzw. Betriebsschließungen zwangsmäßig angeordnet, die zwar vorläufig für die nächste Woche befristet sein dürften, aber weit über den bisherigen Erlass hinausgehen. Wir gehen jedoch allesamt davon aus, dass dieser Ausnahmezustand noch deutlich länger andauern wird.
Was heißt das konkret für die MitarbeiterInnen der NÖKU-Gruppe?
Die NÖKU-Betriebe sind aufgefordert, ab Montag, den 16. März 2020 alle MitarbeiterInnen der NÖKU-Gruppe ausschließlich auf mobiles Arbeiten/Home-Office/Teleworking zu schicken und daher ab sofort NICHT mehr am Dienstort zu erscheinen. Beim mobilen Arbeiten/Home-Office/Teleworking sind die täglichen Soll-Arbeitszeiten strikt einzuhalten. Mehr- und Überstundenleistungen werden - bis auf klar mit Ihren Vorgesetzten vereinbarten Ausnahmefällen, die anzuordnen sind - nicht akzeptiert. Damit die IT-Infrastruktur voll funktionstüchtig bleibt, wurde ein Notfall-Plan erstellt, dessen Details bereits in einem separaten Sondernewsletter kommuniziert worden sind. Bitte um unbedingte Beachtung!
Der Betrieb vor Ort an den NÖKU-Standorten ist auf einen minimalen Journaldienst für die Themen Objekt-Sicherheit, FM/Haustechnikstand, Portier und allg. Administration (grundsätzlich jedoch OHNE Kundenverkehr) herunterzufahren (bitte diese reduzierten Besetzungszeiten auf den jeweiligen Websites ausweisen!). Die Geschäftsführung Ihres Betriebes wird hierfür umgehend das notwendige Personal gezielt einteilen und informieren. Vorzugsweise handelt es sich hierbei um Personen, die nicht öffentlich zum Dienstort anreisen müssen, damit hier von der An/Abreise kein Gefahrenpotential ausgeht.
Ziel ist es, neben der Objektsicherung z.B. insbesondere die eingehende Post regelmäßig abzuarbeiten und insbesondere Rechnungen für das ERP-System R&S zu scannen, um den Zahlungsverkehr aufrecht halten zu können.
Persönliche Besprechungen sind auf ein nicht vermeidbares Mindestmaß zu reduzieren! Halten Sie sich bitte unbedingt konsequent an die allgemeinen Sicherheitsempfehlungen (kein Händeschütteln, Distanz halten, regelmäßiges Händewaschen bzw. Desinfizieren...). Umso mehr sind wir in dieser Situation gefordert, eine kaskadierende und konsequente Kommunikationskette von der Geschäftsführung der NÖKU-Holding zu den Geschäftsführungen der Tochterbetriebe an die AbteilungsleiterInnen und MitarbeiterInnen sicherzustellen. Bitte tragen Sie also auch kommunikativ dazu bei, dass wir diese Situation gemeinsam bestmöglich meistern.
Alle physischen/persönlichen, internen/externen Besprechungstermine und Kommunikationsplattformen sind abzusagen, sofern nicht unbedingt erforderlich. Auch alle NÖKU-Plattform-Termine, internen/externen Fortbildungen sowie Dienstreisen im In- und Ausland sind grundsätzlich abzusagen.
Wenn das Arbeitsprofil von einzelnen fixen MitarbeiterInnen und Mitarbeiter-Gruppen nicht oder nicht sinnvoll in Form von mobilem Arbeiten/Home-Office/Teleworking umgesetzt werden kann, so ist über die Geschäftsführungen eine gesonderte Lösung anzustreben.
Die aktuelle Situation ist natürlich für die NÖKU-Betriebe auch eine riesige finanzielle Herausforderung, da uns aktuell so gut wie alle Karten- und Kulturvermittlungserlöse, Vermietungserlöse etc. wegbrechen. Daher müssen die Geschäftsführungen umgehend mit Ihren Betriebsräten bzw., wenn es keinen Betriebsrat gibt, mit allen Ihren AbteilungsleiterInnen/MitarbeiterInnen in persönlichen Telefonaten (bitte auch hier wenn möglich keine persönlichen Treffen!) einvernehmlich den Abbau von Zeitguthaben und Urlauben im maximal möglichen Ausmaß zu vereinbaren (bis hin zu Aufbau von Minusstunden!) oder, sofern möglich, Betriebsurlaub zu vereinbaren bzw. anzuordnen.
Buchhaltung und Lohnverrechnung der NÖKU werden ebenfalls über Home-Office den Zahlungsverkehr von Rechnungen sowie der Gehaltszahlungen aufrecht erhalten. Wir sind gerade dabei, den BuchhalterInnen und LohnverrechnerInnen Diensthandys zu besorgen. Die Durchwahlen der einzelnen Buchhaltungs- und Lohnverrechnungs-MitarbeiterInnen reichen wir Ihnen demnächst nach.
Es wird in den akuten Zeiten der Krise keine Beschlussfassungen (weder in unseren NÖKU-internen Gremien noch beim Land NÖ) und auch keine Pressetätigkeiten zu geplanten, neuen Kunst- und Kulturprojekten (z.B. St. Pölten 2024, Kinderkunstlabor, etc.) geben.
Weiters müssen wir einen Stop aller Personalaufnahmen und Nachbesetzungen, Ausnahmen nur mit ausdrücklicher Genehmigung der GF NÖKU Holding verhängen. Da wir nicht wissen, wie lange die Krise andauern wird uns wann wieder eine Veranstaltungs- und Ausstellungstätigkeit möglich sein wird, ist der Abschluss neuer Künstlerverträge, Werk- und Dienstverträge inkl. Beauftragungen ausschließlich mit einer von NÖKU vorgegebenen Vorbehaltsklausel gestattet.
Wir ersuchen Sie alle dringend um Prüfung von (veranstaltungs- bzw. ausstellungsbezogenen) durch die aktuelle Krise betroffenen Verträgen auf Möglichkeiten der Vertragsauflösung – entweder auf Basis eines bestehenden Vertragspassus zur sog. „höheren Gewalt“ oder aufgrund der sog. „Unmöglichkeit der Vertragserfüllung“ gemäß ABGB. Hier ist nach der gestern erfolgten Abstimmung mit dem Präsidium des Aufsichtsrates der NÖKU und Vertretern des Landes eine heikle Gratwanderung zwischen maximaler Abwehr von Belastungen/Schräglage unserer Betriebs versus sozial verträglicher und fairer Vorgangsweise mit unseren PartnerInnen (v.a. KünstlerInnen, KulturvermittlerInnen, Saisonkräfte angestellt oder freelance, sonstige Lieferanten etc.) zu beschreiten. Dies ist auch der explizite Wunsch des Landes NÖ als unser Hauptfördergeber.
Wir sind nun alle aufgefordert, die interne Vorbereitung der (sehr wahrscheinlichen) Absagen von allen anderen Veranstaltungen/Ausstellungen auch über den 03.04.2020 12 Uhr hinaus vorläufig bis Ende April bzw. Ende Mai 2020 in Angriff zu nehmen. Die tatsächlichen Absagen im Verhältnis zu unseren VertragspartnerInnen und Gästen, die schon jetzt über den 3.4. hinausgehen sollen, sind bitte dringend mit der GF der NÖKU-Holding abzustimmen, bevor sie offiziell hinausgehen!
Wir wollen mit dem dringenden Appell an Sie alle schließen, dass wir alle ausnahmslos gefordert sind, die uns in dieser schwerwiegenden Krise zumutbaren Maßnahmen zum Schutz des Allgemeinwohls, unserer Gäste, MitarbeiterInnen/KollegInnen, KünstlerInnen und PartnerInnen/Lieferanten zu setzen - und vergessen Sie bitte auch nicht auf Ihren eigenen Schutz!
Wir können diese Situation nur mit Ihnen allen gemeinsam meistern! Bitte beschreiten wir daher diesen schweren Weg in größtmöglicher Eintracht!
Diese Dienstanweisung ergeht in Form dieses Sondernewsletters sowie zusätzlich per Mail an alle DienstnehmerInnen der NÖKU-Gruppe.
Liebe Grüße
Paul Gessl und Albrecht Grossberger
